Widoki dla ról
Handlowiec, magazyn czy księgowość widzą dane i akcje potrzebne do swojej pracy — bez zbędnych pól.
Dedykowane systemy informatyczne dla firm
Systemy informatyczne, które usprawniają pracę firmy
Arkusze przesyłane mailem, dane przepisywane między programami, zadania pilnowane w pamięci — to codzienność wielu firm. Projektujemy systemy, które porządkują te procesy, łączą używane narzędzia i dają zespołowi jedno źródło informacji.
Jedno źródło informacji zamiast wielu.
Mniej ręcznej pracy
Automatyzacja procesów biznesowych
Każda firma ma czynności, które powtarzają się codziennie i zabierają czas: przepisywanie danych, wysyłanie tych samych wiadomości, pilnowanie terminów. System może przejąć powtarzalne czynności, ograniczyć ręczną pracę i zmniejszyć ryzyko pomyłek.
Dziś
- Zamówienie przychodzi mailem, ktoś przepisuje je do arkusza, a potem do programu księgowego.
- Status sprawy zna tylko osoba, która ją prowadzi.
- O terminach przypominają karteczki i kalendarze poszczególnych pracowników.
Po wdrożeniu systemu
- Dane wprowadza się raz, a system — w zakresie, na jaki pozwalają połączone narzędzia — przekazuje je dalej tam, gdzie są potrzebne.
- Każdy uprawniony pracownik widzi aktualny status i historię sprawy.
- Przypomnienia i powiadomienia wysyłają się automatycznie według ustalonych reguł.
Bez rewolucji w narzędziach
Integracja istniejących systemów
Nie zawsze trzeba wymieniać programy, do których zespół jest przyzwyczajony. Często lepiej je połączyć, żeby — jeśli pozwalają na to ich możliwości techniczne — wymieniały dane automatycznie.
Zaczynamy od sprawdzenia, z jakich narzędzi korzysta firma i jakie możliwości wymiany danych oferują — przez API, eksport i import plików albo wspólną bazę. Na tej podstawie proponujemy rozwiązanie, które usuwa ręczne przenoszenie informacji, a nie dokłada kolejnego programu do obsługi.
Integracja zmniejsza liczbę miejsc, w których mogą powstać błędy. Tam, gdzie narzędzia udostępniają odpowiednie API lub wymianę plików, zmiana danych klienta w jednym systemie może trafiać do pozostałych bez ręcznego przepisywania. Jeśli któreś narzędzie nie pozwala na integrację, mówimy o tym otwarcie i szukamy innej drogi.
Zaplecze dla zespołu
Panele administracyjne
Panel administracyjny to miejsce codziennej pracy zespołu. Projektujemy go wokół zadań, które pracownicy faktycznie wykonują, a nie wokół struktury bazy danych.
Wyszukiwanie i filtry
Szybkie odnajdywanie spraw, klientów i dokumentów według kryteriów, z których korzysta zespół.
Zestawienia i eksport
Podsumowania i raporty generowane z aktualnych danych, gotowe do dalszej analizy lub przekazania.
Jedno źródło prawdy
Centralizacja danych
Gdy informacje o klientach, zamówieniach i dokumentach leżą w kilku arkuszach i skrzynkach pocztowych, trudno o pewność, która wersja jest aktualna.
System zbiera te dane w jednym miejscu i nadaje im strukturę. System może też zapisywać historię zmian, dzięki czemu wiadomo, kto i kiedy je wprowadził. Nowy pracownik szybciej odnajduje potrzebne informacje, a wiedza o klientach w mniejszym stopniu zależy od pamięci pojedynczych osób.
Uporządkowane dane to także lepsze decyzje: łatwiej zobaczyć, ile spraw jest w toku, które etapy trwają najdłużej i gdzie warto wprowadzić zmiany.
Z papieru do systemu
Cyfryzacja procesów firmowych
Cyfryzacja nie polega na zeskanowaniu dokumentów. Chodzi o to, żeby cały proces — od wniosku po akceptację — przebiegał online i był widoczny dla osób, które za niego odpowiadają.
- Formularze zamiast papierowych drukówWnioski, protokoły i zgłoszenia wypełniane online, z kompletem wymaganych danych.
- Ścieżki akceptacjiDokument trafia automatycznie do kolejnej osoby, która ma go zatwierdzić.
- Archiwum dostępne od rękiHistoria spraw i dokumentów w jednym miejscu, z wyszukiwarką zamiast segregatorów.
- Praca z dowolnego miejscaSystem działa w przeglądarce, więc zespół ma do niego dostęp także poza biurem.
Analiza przed kodem
Jak wygląda analiza potrzeb i wdrożenie?
System dla firmy musi pasować do sposobu jej działania. Dlatego zanim zaproponujemy rozwiązanie, poznajemy procesy i ludzi, którzy będą z niego korzystać.
- 01
Rozmowy z zespołem
Poznajemy obecny przebieg pracy, używane narzędzia i miejsca, w których najwięcej czasu ucieka.
- 02
Mapa procesu
Rozpisujemy proces krok po kroku i wskazujemy, co warto zautomatyzować, a co zostawić bez zmian.
- 03
Plan etapów
Dzielimy wdrożenie na mniejsze części, aby pierwsze korzyści pojawiły się jak najszybciej.
- 04
Budowa i przeniesienie danych
Tworzymy kolejne moduły i przygotowujemy przeniesienie danych z dotychczasowych narzędzi.
- 05
Start i usprawnienia
Uruchamiamy system, zbieramy uwagi zespołu i dopracowujemy go w kolejnych iteracjach.
Inspiracje
Przykładowe zastosowania
Kilka typowych obszarów, w których dedykowany system pomaga najbardziej. Każde wdrożenie projektujemy jednak od nowa, pod konkretną firmę.
Obsługa zgłoszeń
Rejestrowanie zgłoszeń serwisowych lub reklamacji, przydzielanie ich osobom i śledzenie postępu.
Obieg zamówień
Przekazywanie zamówienia między działami — od przyjęcia, przez realizację, po rozliczenie.
Terminy i zasoby
Planowanie pracy, rezerwacja sprzętu lub sal i kontrola obłożenia w jednym kalendarzu.
Raportowanie
Automatycznie przygotowywane zestawienia zamiast ręcznego zbierania danych na koniec miesiąca.
Wdrożenie z naszego portfolio
Przykład: ekosystem VFP
Dla VFP połączyliśmy kilka osobnych aplikacji w jeden system. Obsługuje konta klientów, sprzedaż subskrypcji, płatności i faktury — bez ręcznego przepisywania danych między programami.
Wyzwanie. Platforma konkursowa, sprzedaż subskrypcji serwisu MMP24.pl i fakturowanie działały jako odrębne obszary. Klient musiał podawać dane firmy w kilku miejscach, a aktywowanie dostępu po wpłacie i wystawianie dokumentów wymagało pilnowania wielu kroków.
Rozwiązanie. Centralnym punktem systemu jest Profil VFP. To wspólne konto, przez które użytkownik loguje się do kolejnych serwisów (SSO) i które przekazuje im dane firmowe. System sprzedażowy prowadzi każdą transakcję według ustalonych statusów, a osobny mikroserwis wystawia proformy i faktury VAT oraz synchronizuje się z KSeF.
Co zostało zautomatyzowane
- Dane firmy wpisane raz trafiają do platformy konkursowej i do sprzedaży.
- Proforma powstaje automatycznie przy wyborze przelewu, a faktura VAT — po opłaceniu.
- Subskrypcja MMP24.pl aktywuje się sama zaraz po zaksięgowaniu wpłaty.
- Właściciel konta sam przydziela współpracownikom stanowiska z wykupionej puli.
- Każda zmiana transakcji i subskrypcji zostaje zapisana w historii.
FAQ
Pytania o systemy dla firm
Każda firma jest inna, dlatego najwięcej wyjaśnia rozmowa o Twoim konkretnym procesie.
Czym system dla firmy różni się od aplikacji internetowej?
Aplikacja internetowa to zwykle produkt dla klientów lub użytkowników zewnętrznych — np. panel klienta czy platforma. System dla firmy służy przede wszystkim zespołowi: porządkuje procesy wewnętrzne, łączy narzędzia i dane. Technicznie oba rozwiązania mogą być podobne i często się uzupełniają. Więcej o produktach dla klientów przeczytasz na stronie aplikacji internetowych.
Czy musimy zrezygnować z programów, których już używamy?
Niekoniecznie. Jeśli obecne narzędzia dobrze się sprawdzają i pozwalają na wymianę danych, łączymy je z nowym systemem. Proponujemy zastąpienie programu tylko wtedy, gdy rzeczywiście ogranicza pracę.
Co z danymi, które już mamy w arkuszach?
Przeniesienie danych planujemy jako osobny etap wdrożenia. Najpierw sprawdzamy ich strukturę i jakość, a następnie ustalamy, co i w jakiej formie trafi do nowego systemu.
Czy wdrożenie można rozłożyć na etapy?
Tak, i zazwyczaj tak to robimy. Zaczynamy od obszaru, który przyniesie najwięcej korzyści, a kolejne moduły dodajemy, gdy zespół oswoi się z pierwszą częścią systemu.
Ile kosztuje dedykowany system?
Koszt zależy od liczby procesów, integracji i użytkowników. Dlatego wycenę przygotowujemy po analizie potrzeb — z podziałem na etapy, żeby można było zacząć od zakresu dopasowanego do budżetu.
Powiązane usługi
Zobacz także
System wewnętrzny często współpracuje z aplikacją dla klientów i stroną firmową.
Opowiedz nam, co dziś zabiera najwięcej czasu.
Opisz proces, który chcesz usprawnić.
Zaproponujemy, od czego zacząć.